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Comment réserver une salle de réunion ?

Comment réserver une salle de réunion ?

 

Les salles de réunion sont gérées par le CDOS. Leur demande d'utilisation doit être déposée par courrier ou par mail au Secretariat au moins 2 semaines avant la date de réunion souhaitée.

Demande de réservation pour les résidents de la Maison des Sports

Demande de réservation pour les comités départementaux non résidents, les ligues, Conseil Départemental et DDCS

Il sera également joint à la demande un chèque de caution en cas d'utilisation de matériel spécifique soumis à ce versement (vidéoprojecteur 800 €).

Les demandes de réservation sont prises en compte en fonction de leur ordre d'arrivée et de la disponibilité des salles. 

Les comités affiliés au CDOS sont autorisés à solliciter une salle de réunion, qu'ils soient ou non dans la MDS. Cette autorisation est évidemment valable pour les ligues, le Conseil Départemental et la DDCS.

Pour toute autre structure - en lien avec le milieu sportif -  la réservation  fera l'objet d'une convention. Merci de prendre contact avec le secrétariat du CDOS.

Tarif de location : gratuité pour les comités et ligues résidents à la MDS. Un forfait annuel (participation aux frais de ménage, électricité, chauffage...) de 75.00 € pour les comités et ligues non résidents à la MDS.

 Si vous réservez une salle en dehors des horaires d'ouverture, le responsable de la réunion devra retirer le badge d'accès au bâtiment (non résidents de la MDS ) et la clé d'accès à la salle de réunion au plus tard le jour de la réservation avant la fermeture de la Maison Départementale des Sports. 

Horaires : du lundi au vendredi : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 18h00  samedi matin de 8h30 - 12h30 du 1er Septembre au 30 Juin. 

du lundi au vendredi : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 16h30 du 1er Juillet au 31 Août.

En dehors des heures d'ouverture, l'accès au bâtiment se fait par la porte arrière. Pensez lors de vos convocations à indiquer le numéro de téléphone portable du responsable afin que les retardataires puissent le contacter pour rentrer.

Interdiction de bloquer la porte afin de la laisser ouverte.

 A l'issue des réunions et avant de quitter les lieux, les organisateurs devront :

Ranger le mobilier tel que disposé lors de leur arrivée,

Nettoyer la salle si besoin,

Evacuez les éventuels déchets,

Eteindre les lumières fermer les portes.

Déposer la clé et le badge dans la boîte aux lettres du CDOS

Déposer la pochette contenant le nécessaire pour l'utilisation du vidéoprojecteur dans le bac prévu à cet effet à l'accueil.

La sécurité du bâtiment : 

Pour les réunions en soirée, une alarme anti intrusion est activée tous les soirs à minuit. Les lieux devront être quittés au plus tard à 23h45 sous peine de déclenchement d'alarme et de ce fait de l'intervention d'une société de sécurité. (déplacement facturé).